Gestione pratiche clienti.

[BRICIOLA]

Ciao a tutti. Volevo chiederVi come fate a gestire le pratiche dei clienti e soprattutto come fate a trovarle. E poi come si fa a distanza di anni ricordarsi cosa hai fatto per quel cliente x. Siete magnifici. Ciao.

[La matta]

Noi da qualche anno abbiamo istituito due archivi su PC, formati da tanti files.
C'è l'archivio corrente, PRATICHE 2012, per dirne una, in cui vengono caricate in ordine numerico progressivo tutte le pratiche con questo sistema:

nome cartella: 05.1798 Pinco pallo snc Intrastat acquisti IV trim/11
Dove 05 è la scrivania, cioè la persona che si occupa della pratica, 1798 il numero progressivo, e il resto è intuibile.

Nella cartella finiscono i files con tutto il necessario in formato pdf, o word, o excel a seconda dei casi, dal controllo vies, a estratti di normativa, passando per l'eventuale corrispondenza col cliente Pinco pallo, la copia del modello Intra, la ricevuta di presentazione, e così via. C'è anche un file di testo in cui per pratiche complesse si vanno eventualmente ad annotare tutti i vari ragionamenti, le fasi salienti, numeri di telefono e quant'altro. Se c'è una parte cartacea, si scrive dove viene archiviata.
Quando la pratica è terminata viene segnalato con un DEF sul nome della cartella principale, periodicamente si parcellano le pratiche DEF e poi le si passa nel secondo archivio, che comprende una cartella per ogni cliente. In questo modo, ogni "lavorazione" diventa una pratica, ogni pratica passa nell'archivio personale di ogni cliente e non si perde traccia di nulla. Fra dieci anni le pratiche saranno ancora tutte lì.
Con varie diciture convenzionali si possono segnalare le pratiche da non parcellare, quelle non fatte, quelle con problemi particolari... le possibilità sono infinite.

[claudio.caprara]

Suggerisco di utilizzare una procedura di Protocollo + Archivio digitale dei documenti aziende + Archivio digitale degli Incarichi , il tutto validato con firma digitale e portato in conservazione sostitutiva per almeno 10 anni.
Considerato che gran parte delle pratiche oggi sono date da documenti elettronici, si risparmia spazio tempo e si ottiene una gestione ineccepibile.
Questo metodo con la PEC diventerà indispensabile. La memorizzazione dei documenti come files in cartelle più o meno organizzate può assolvere al compito ma risulta limitato e richiede MOLTA precisione, il rischio di perdita dei documenti è alto e ricerche sicuramente più complesse.
Per i documenti word excel (che sono bozze) si può tranquillamente utilizzare lo stesso sistema di conservazione DISTINGUENDO però questi documenti dall'archivio AZIENDA dove vanno SOLO I DOCUMENTI UFFICIALI. se non si fa così si ottiene confusione e quando si cerca l'atto costitutivo si finisce per leggere la bozza inviata al Notaio invece di quella effettivamente approvata con il rischio di commettere errori.

[BRICIOLA]

Grazie ragazzi. Siete magnifici.