Conservazione sostitutiva, Validità delle marche temporali

[claudio.caprara]

Chi utilizza la conservazione sostitutiva (archiviazione elettronica) ha ricevuto in questi giorni una email da Infocert relativa alla scadenza delle marche temporali.

Le marche temporali emesse prima di dicembre 2009 hanno una validità di 5 anni o meglio vengono pubblicate su un registro consultabile per 5 anni , da dicembre 20 anni.

Il problema è cosa fare per le vecchie marche visto che l'estensione a 20 anni viene concessa ma a titolo oneroso e "in blocco" cioè per tutte le marche acquistate .

In realtà (penso io) per alcuni documenti non è necessaria tale estensione poichè la loro conservazione obbligatoria termina nei 5 anni (esempio copia delle dichiarazioni e delle ricevute conservate dallo studio, il libro unico, le pratiche camera di commercio che sono già inviate e conservate da loro)

Ma i registri ed i libri contabili anche se vanno conservati 5 anni ai fini fiscali (5+1, ma vengono prodotti con 1 anno di ritardo quindi il entto è 5) ai fini civilistici vanno cosnervati per 10 anni quindi su questi sarebbe necessaria l'estensione.

Purtroppo da quel che ho potuto leggere non è possibile estendere solo una parte delle marche temporli acquistate e questo mi sembra alquanto limitativo.

La soluzione della ri marcatura, dal punto di vista matematico non serve a niente, nel senso che l'apposizione di una nuova marca non aggiusta gli eventuali difetti della vecchia.

Sinceramente pur avendo analizzato la questione da diversi punti di vista, non so cosa consigliare , quindi un vostro parere mi sarà molto utile .

Ovviamente un documento che riepiloga anche tecnicamente tutta la questione è già stato inviato al CNIPA (Ora Digitpa) per avere anche il loro parere. (copia del documento è reperibile sul sito MultiMedia it - Home)

Grazie anticipatamente spero di non essere troppo fuori tema .

[claudio.caprara]

Segnalo che a seguito di diverse richieste inviate al Cnipa, in particolare una richiesta di parere legale inviata dall'Avvocato Lisi, presidente di Anorc (ANORC - Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione Sostitutiva) il CNIPA ha risposto che TUTTE LE MARCHE TEMPORALI EMESSE DAL 2004 devono avere validità 20 anni.

Chi ha seguito il consiglio di NON PAGARE l'estensione può quindi stare tranquillo.

La richiesta di parere dell'Avv. Lisi la trovate qui

DigitPa ha risposto cosi

Risposta di digit pa

Una pagina che riassume gli argomenti Marca temporale e Firma digitale a seguito delle ultime delibere, la trovate qui

Aggiungo qui che vi è anche una importante proroga introdotta dalla determinazione 69/2010 del CNIPA . Le nuove norme per la firma digitale determinate dalla delibera 45/2009 enteranno in vigore il 31.12.2010 e non il 31.08.2010.
So bene che nessuno in questo periodo si è preoccupato di questo problema perchè impegnato in cose ben più urgenti (dichiarazioni e ferie) ma non sottovaluterei la questione perchè se è vero quel che ho letto sul sito di Infocert, si dovrà sostituire (a mio parere alla scadenza naturale, secondo altri subito ) tutte le smart card che iniziano con 1202.

[roby]

So bene che nessuno in questo periodo si è preoccupato di questo problema perchè impegnato in cose ben più urgenti (dichiarazioni e ferie) ma non sottovaluterei la questione perchè se è vero quel che ho letto sul sito di Infocert, si dovrà sostituire (a mio parere alla scadenza naturale, secondo altri subito ) tutte le smart card che iniziano con 1202.

ciao Claudio! Grazie mille per l'utilissima segnalazione!!!

[missturtle]

Buonasera,
un nostro cliente effettua l'archiviazione ottica delle fatture emesse.
Ha una delle smart card che andranno sostituite entro giugno 2011.
La software house ha aggiornato il programma di archiviazione per essere in linea con quanto stabilito dalla delibera 69/2010 che dava loro, come termine ultimo il 31/12/2010.
Con l'aggiornamento del programma la smart card non è più riconosciuta perchè non supporta il nuovo algoritmo SHA-256 (nuovo formato marcature temporali).
Purtroppo i programmatori hanno tergiversato per un paio di settimane prima di comunicare che non potevano far nulla e che, in base alla nuova direttiva, il cliente avrebbe già dovuto provvedere alla richiesta di rilascio di una nuova smart card.
Dalla entrata in vigore della Deliberazione (31 agosto 2010) i programmi di firma dei documenti devono verificare tutti i documenti firmati nei nuovi formati ma anche la verifica dei documenti firmati nei vecchi formati deve essere garantita per le firme apposte sino al 30 giugno 2011.
Non vorrei polemizzare con la software house se non fosse che non hanno avvisato il cliente dell'incompatibilità del loro programma con le "vecchie" smart card che ora è in ritardo per la marcatura temporale. (ad oggi deve firmare le ultime fatture di agosto).
A qualcuno è capitato un problema simile?
A proposito, sapete per caso quali sono le sanzioni per la tardiva apposizione della marcatura temporale sulle fatture?
Domani litigherò un po' con i programmatori.. vi terrò aggiornata

[claudio.caprara]

In primis va detto che l'articolo 29 della deliberazione 45/2009 PREVEDE CHE I DISPOSITIVI ESISTENTI possono essere usati fino alla loro scadenza naturale, quindi la software house DEVE prevedere l'uso delle vecchie smart card.

2 la deliberazione commissariale 69/2010 sposta al 2011 l'entrata in vigore delle nuove norme, quindi non c'era alcuna fretta di applicare i nuovi algoritmi alle firme digitali.

3 Diverso è per le marche temporali e per le impronte che vengono calcolate durante la fase di conservazione. Queste nella maggior parte dei casi sono già calcolate con il nuovo algoritmo sha256 ma se il software funziona non ci dovrebbero essere problemi (almeno noi non ne abbiamo).

4 Il problema penso che sia abbastanza grave poichè (da quel che so io) smart card con i nuovi certificati non ce ne sono e non ci saranno a breve.

5 farei anche molta attenzione con i nuovi software rilasciati dopo il 31 agosto, ho notizia (diciamo che ho delle prove) che ci sono ancora degli errori nelle verifiche .

6 soluzione
Effettui tutta l'operazione di conservazione saltando la parte di firma e marcatura (se ci riesce)

al termine , manualmente identifichi i file che compongono la chiusura del supporto e con un altro software provveda a firmare e marcare quanto necessario.

se effettua correttamente la chiusura del supporto, la mancanza della firma su tutti i documenti diventa un fatto meno grave. Se non c'è la chiusura del supporto allora è a tutti gli effetti una operazione NON EFFETTUATA.

[missturtle]

In primis va detto che l'articolo 29 della deliberazione 45/2009 PREVEDE CHE I DISPOSITIVI ESISTENTI possono essere usati fino alla loro scadenza naturale, quindi la software house DEVE prevedere l'uso delle vecchie smart card.

2 la deliberazione commissariale 69/2010 sposta al 2011 l'entrata in vigore delle nuove norme, quindi non c'era alcuna fretta di applicare i nuovi algoritmi alle firme digitali.

3 Diverso è per le marche temporali e per le impronte che vengono calcolate durante la fase di conservazione. Queste nella maggior parte dei casi sono già calcolate con il nuovo algoritmo sha256 ma se il software funziona non ci dovrebbero essere problemi (almeno noi non ne abbiamo).

4 Il problema penso che sia abbastanza grave poichè (da quel che so io) smart card con i nuovi certificati non ce ne sono e non ci saranno a breve.

5 farei anche molta attenzione con i nuovi software rilasciati dopo il 31 agosto, ho notizia (diciamo che ho delle prove) che ci sono ancora degli errori nelle verifiche .

6 soluzione
Effettui tutta l'operazione di conservazione saltando la parte di firma e marcatura (se ci riesce)

al termine , manualmente identifichi i file che compongono la chiusura del supporto e con un altro software provveda a firmare e marcare quanto necessario.

se effettua correttamente la chiusura del supporto, la mancanza della firma su tutti i documenti diventa un fatto meno grave. Se non c'è la chiusura del supporto allora è a tutti gli effetti una operazione NON EFFETTUATA.

Grazie mille!
Purtroppo la software house non cede e il cliente ha preferito lasciar correre andando a richiedere una nuova smart card. A questo punto vedremo se la nuova smart card funzionerà!
Seguirò il tuo consiglio per l'archiviazione.
Grazie

[claudio.caprara]

Per caso il numero della smart card incriminata inzia con 1202 ?

[missturtle]

Per caso il numero della smart card incriminata inzia con 1202 ?

Già

[claudio.caprara]

Mettete nel conto che tutte quelle che iniziano con 1202 dovranno essere sostituite