Sistema di archiviazione contabilitá ( fatture ecc) del cliente. Consigli.

Ecco fatto. Dopo aver archiviato tutta la contabilitā quindi fatture acquisto,vendite banche ecc nei raccoglitori ad anelli, Il cliente ha pensato bene di togliere una fattura dal raccoglitore e non rimetterla. A seguito controllo Ade la fattura registrata nei registri a costo non c'era e quindi l'ade ha sanzionato in quanto costo inesistente. L' ade non ha voluto sentire spiegazioni. Visto la situazione pensavo di cambiare metodo di archiviazione. Sono tutto il giorno che penso a qualcosa ma non trovo nulla. Cosa mi consigliate? Grazie.

Di che anno si tratta?
I raccoglitori li avevi tu o il cliente?

Anno 2009 e il raccoglitore lo aveva il cliente.

beh, non credo sia un problema rimediare la copia della fattura dal fornitore e chiudere conseguentemente la controversia con l'agenzia entrate...
in merito all'archiviazione... non ti preoccupare... continua come hai sempre fatto...

Per una fattura mancante le soluzioni sono facili, a me è capitato di peggio, sono il responsabile di un archivio alquanto consistente (circa 300 raccoglitori all'anno solo la contabilità, 22mila faldoni in totale) e ad una richiesta di documenti di 4 anni indietro, mi son trovato con ben 121 fatture mancanti . Alla fine si scoprì che l'impianto era soggetto a contributi e le fatture erano state sfilate e consegnate in originale all'ente che doveva certificare il finanziamento. Le copie erano in una cartellina del direttore finanziario (cambiato 2 volte nel frattempo) 6 giorni di ricerche e li per li mi sentivo anche colpevole.
Ora faccio sigillare i cartoni al ritiro ma l'unica soluzione inattaccabile è l'archivio digitale. E con la possibilità che c'è oggi di ricevere fatture PDF diventa anche molto conveniente.

Citazione:

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Originariamente Scritto da claudio.caprara

Per una fattura mancante le soluzioni sono facili, a me è capitato di peggio, sono il responsabile di un archivio alquanto consistente (circa 300 raccoglitori all'anno solo la contabilità, 22mila faldoni in totale) e ad una richiesta di documenti di 4 anni indietro, mi son trovato con ben 121 fatture mancanti . Alla fine si scoprì che l'impianto era soggetto a contributi e le fatture erano state sfilate e consegnate in originale all'ente che doveva certificare il finanziamento. Le copie erano in una cartellina del direttore finanziario (cambiato 2 volte nel frattempo) 6 giorni di ricerche e li per li mi sentivo anche colpevole.
Ora faccio sigillare i cartoni al ritiro ma l'unica soluzione inattaccabile è l'archivio digitale. E con la possibilità che c'è oggi di ricevere fatture PDF diventa anche molto conveniente.

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Gentilissimi, ma come sigilli i cartoni? Come funziona l'archivio digitale ? Grazie .

operiamo in regime di qualità , il procedimento assunzione documenti cartacei:
1 Cliente invia richiesta indicando numero faldoni. 2 Addetto effettua ritiro e segna titolo di ogni faldone (+ altre info ditta reparto ufficio location etc. ) 3 se quadra ok se non quadra parte non conformità della richiesta , cliente aggiorna richiesta e alla fine quadra se no non si va avanti.
4 Nel verbale ritiro si indica anche il cartone dove va a finire ogni raccoglitore. 5 si chiude con un adesivo apposito che riporta i dati di cui sopra (ditta reparto ufficio location anno numero foglio ritiro)
6 All'arrivo in deposito nel data base si aggiunge la cella in cui viene posizionato. 7 Se richiedono un documento viene filmato il cartone chiuso e poi ricercato.
L'archivio digitaleprevede la scansione dei cartacei e quando possibile, la gestione degli elettronici. Ma negli studi quello che personalmente ritengo sia una parte del futuro è dare la possibilità AL CLIENTE di mandare documenti elettronici. Le scansioni le può fare lui. NOn è per tutti ovviamente ma per una fetta di ditte giovani o strutturate si può fare.
esempio un po' datato ma sufficientemente completo.