Sistema di archiviazione contabilitá ( fatture ecc) del cliente. Consigli.

[BRICIOLA]

Ecco fatto. Dopo aver archiviato tutta la contabilitā quindi fatture acquisto,vendite banche ecc nei raccoglitori ad anelli, Il cliente ha pensato bene di togliere una fattura dal raccoglitore e non rimetterla. A seguito controllo Ade la fattura registrata nei registri a costo non c'era e quindi l'ade ha sanzionato in quanto costo inesistente. L' ade non ha voluto sentire spiegazioni. Visto la situazione pensavo di cambiare metodo di archiviazione. Sono tutto il giorno che penso a qualcosa ma non trovo nulla. Cosa mi consigliate? Grazie.

[Barbara949]

Di che anno si tratta?
I raccoglitori li avevi tu o il cliente?

[BRICIOLA]

Anno 2009 e il raccoglitore lo aveva il cliente.

[nadia]

beh, non credo sia un problema rimediare la copia della fattura dal fornitore e chiudere conseguentemente la controversia con l'agenzia entrate...
in merito all'archiviazione... non ti preoccupare... continua come hai sempre fatto...

[claudio.caprara]

Per una fattura mancante le soluzioni sono facili, a me è capitato di peggio, sono il responsabile di un archivio alquanto consistente (circa 300 raccoglitori all'anno solo la contabilità, 22mila faldoni in totale) e ad una richiesta di documenti di 4 anni indietro, mi son trovato con ben 121 fatture mancanti . Alla fine si scoprì che l'impianto era soggetto a contributi e le fatture erano state sfilate e consegnate in originale all'ente che doveva certificare il finanziamento. Le copie erano in una cartellina del direttore finanziario (cambiato 2 volte nel frattempo) 6 giorni di ricerche e li per li mi sentivo anche colpevole.
Ora faccio sigillare i cartoni al ritiro ma l'unica soluzione inattaccabile è l'archivio digitale. E con la possibilità che c'è oggi di ricevere fatture PDF diventa anche molto conveniente.

[BRICIOLA]

Per una fattura mancante le soluzioni sono facili, a me è capitato di peggio, sono il responsabile di un archivio alquanto consistente (circa 300 raccoglitori all'anno solo la contabilità, 22mila faldoni in totale) e ad una richiesta di documenti di 4 anni indietro, mi son trovato con ben 121 fatture mancanti . Alla fine si scoprì che l'impianto era soggetto a contributi e le fatture erano state sfilate e consegnate in originale all'ente che doveva certificare il finanziamento. Le copie erano in una cartellina del direttore finanziario (cambiato 2 volte nel frattempo) 6 giorni di ricerche e li per li mi sentivo anche colpevole.
Ora faccio sigillare i cartoni al ritiro ma l'unica soluzione inattaccabile è l'archivio digitale. E con la possibilità che c'è oggi di ricevere fatture PDF diventa anche molto conveniente.

Gentilissimi, ma come sigilli i cartoni? Come funziona l'archivio digitale ? Grazie .

[claudio.caprara]

operiamo in regime di qualità , il procedimento assunzione documenti cartacei:
1 Cliente invia richiesta indicando numero faldoni. 2 Addetto effettua ritiro e segna titolo di ogni faldone (+ altre info ditta reparto ufficio location etc. ) 3 se quadra ok se non quadra parte non conformità della richiesta , cliente aggiorna richiesta e alla fine quadra se no non si va avanti.
4 Nel verbale ritiro si indica anche il cartone dove va a finire ogni raccoglitore. 5 si chiude con un adesivo apposito che riporta i dati di cui sopra (ditta reparto ufficio location anno numero foglio ritiro)
6 All'arrivo in deposito nel data base si aggiunge la cella in cui viene posizionato. 7 Se richiedono un documento viene filmato il cartone chiuso e poi ricercato.
L'archivio digitaleprevede la scansione dei cartacei e quando possibile, la gestione degli elettronici. Ma negli studi quello che personalmente ritengo sia una parte del futuro è dare la possibilità AL CLIENTE di mandare documenti elettronici. Le scansioni le può fare lui. NOn è per tutti ovviamente ma per una fetta di ditte giovani o strutturate si può fare.
esempio un po' datato ma sufficientemente completo.